Povračila stroškov za službena potovanja v tujino

mag. Mira Trampusch

Način in višino povračil stroškov v zvezi s službenimi potovanji v tujino ureja Uredba o povračilu stroškov za službena potovanje v tujino (zadnja sprememba URL RS 30/2009; nadalje: uredba). Upravičenost do povračila stroškov za službena potovanja v tujino pridobi zaposleni na podlagi naloga za službeno potovanje.

Povračilo stroškov zajema: dnevnico, povračilo stroškov za prenočišče in prevoz ter povračilo drugih stroškov. Priloga uredbe, ki je sestavni del uredbe določa višino dnevnice za posamezne države oz. določena mesta. V kolikor je znesek dnevnice določen za konkretno mesto, se ne glede na znesek dnevnice, ki je določen za državo, v kateri se to mesto nahaja, upošteva znesek dnevnice določen za to mesto.

Izplačilo dnevnic zaposlenemu je odvisno od dejanskega trajanja službenega potovanja. Trajanje službenega potovanja se preračuna v ure. Na tej podlage se ugotovi število celih dnevnic za vsakih 24 ur potovanja. Za preostanek ur velja (7. člen uredbe):

• cela dnevnica se obračuna za službeno potovanje, ki traja nad 14 do 24 ur
• 75% dnevnice se obračuna za službeno potovanje, ki traja nad 8 od 14 ur
• 25% dnevnice se obračuna za službeno potovanje, ki traja nad 6 do 8 ur.

V primeru, da je na službenem potovanju v tujino zagotovljena brezplačna prehrana, zaposlenemu pripada 20% obračunane dnevnice iz 7. člena uredbe. Za odsotnost nad 14 do 24 ur pripadajo zaposlenemu trije obroki prehrane, za odsotnost nad 8 do 14 ur dva obroka in za odsotnost nad 6 do 8 ur en obrok. V primeru, da zaposlenemu ni zagotovljeno ustrezno število obrokov nadalje velja, da se mu pri odsotnosti nad 14 do 24 za zagotovljeni brezplačni zajtrk odračuna 10%, za brezplačno kosilo oz. večerjo pa po 35% dnevnice. Pri odsotnosti nad 8 do 14 ur se za zagotovljeni brezplačni zajtrk odračuna 15%, za brezplačno kosilo oz. večerjo pa po 40% od pripadajoče dnevnice.

Poleg dnevnice se zaposlenemu povrnejo stroški prenočišča na službenem potovanju v višini plačanega hotelskega obračuna upoštevaje načelo dobrega gospodarjenja. Stroški prevoza v tujino se obračunajo v višini stroškov za prevoz s prevoznim sredstvom, določenim v potnem nalogu, na podlagi vozovnice ali računa. Na podlagi predloženih računov se povrnejo tudi drugi stroški v zvezi s prevozom, kot so npr. parkirnine, cestnine, stroški za prevoz in prenos stvari ipd. V kolikor uporabi zaposleni za službeno potovanje v tujino lastno motorno vozilo, se povrnejo stroški v skladu z Uredbo o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo in sicer v višini 0,37 EUR za vsak prevožen kilometer.

Upravičencu se za službeno potovanje lahko izplača akontacija v višini predvidenih stroškov, ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni. Akontacija se lahko izplača le v primeru, da potovanje vključuje prenočevanje.

V kolikor se zaposlenemu povrnejo višji stroški kot v uredbi določeno, previsoko povračilo stroškov predstavlja obdavčljivi dohodek zaposlenega.